Carta carburante: cos’è e perché usarla
L’introduzione della fattura elettronica ha creato molte novità in ambito di gestione aziendale, per esempio con l’abolizione della scheda carburante cartacea e la comparsa della carta carburante.
In parole semplici, cosa cambia per aziende e liberi professionisti? Dall’avvento della fatturazione elettronica non è più possibile richiedere la detrazione dell’IVA tramite i soliti metodi (scheda carburante cartacea), ma bisognerà invece avvalersi esclusivamente di pagamenti elettronici. Si dovranno quindi utilizzare carte di credito, di debito o prepagate, in modo da rendere tracciabile ogni movimento in denaro quando si usano vetture aziendali.
Molte aziende, in accordo con distributori e pompe di benzina, hanno deciso di comprare ed utilizzare una carta carburante aziendale, specifica per questo tipo di pagamenti.
Cos’è la carta carburante
Per carta carburante aziendale si intende una carta di credito che rende più semplice pagare, gestire e controllare ai fini fiscali i consumi di carburante dell’impresa. La carta carburante aziendale permette di controllare e gestire in maniera del tutto personalizzata la flotta aziendale. Questo strumento può essere utilizzato soltanto per gli acquisti di carburante e di lubrificante.
Di solito quindi un’impresa sceglie come mezzo di pagamento delle spese auto una carta carburante prepagata. L’azienda la fornisce al dipendente che usa i mezzi aziendali, che la utilizzerà per pagare i rifornimenti di carburante. Alcune imprese emettono delle carte carburante con impresso il nome della società e anche il numero di targa del veicolo associato; in questo modo possono ricevere in automatico tutti i dati della carta e controllare ogni singola spesa. Esistono carte di carburante monomarca, che permettono il rifornimento solo alle pompe di benzina del marchio indicato sulla tessera, carte utilizzabili in più circuiti associati (ma con meno presenza sul territorio), e alcune carte universali, utilizzabili in tutti i distributori.
Perché usare la carta carburante
Questo strumento di pagamento presenta moltissimi benefici (clicca qui per scoprire i vantaggi della carta carburante). In primo luogo, diminuiranno i documenti cartacei da compilare o conservare in archivio (basta scontrini e schede carburante). Anche organizzare la documentazione per il recupero dell’IVA sarà più semplice, infatti grazie all’estratto conto della carta si avranno sempre sott’occhio tutti i movimenti e di dettagli d’acquisto. Grazie a ciò i processi amministrativi e contabili saranno più veloci e precisi, e questo ridurrà al minimo imprecisioni e errori di trascrizione. Inoltre, in qualsiasi momento, si potranno controllare nel dettaglio tutte le spese visto che usando la carta carburante ogni transazione viene registrata. Questo presenta un ulteriore vantaggio nel campo delle risorse umane: sarà più facile identificare l’eventuale inefficienza di un dipendente e porvi rimedio.
Un’altro vantaggio che offre la carta carburante riguarda la sicurezza. Per esempio, i dipendenti non saranno più costretti a portare con sé denaro contante, evitando notevoli rischi. I datori di lavori saranno inoltre sicuri che i dipendenti non eseguano acquisti improprio, dato che viene tutto registrato. Per di più, la carte sono protette da PIN segreto quindi non possono essere usate da estranei e può essere impostato un limite di spesa, in tal modo non si supererà il proprio budget di spesa e non si spenderà più del previsto per i rifornimenti di carburante. La possibilità di personalizzare ogni carta e impostarne la categoria d’acquisto permette di sapere sempre cosa viene acquistato con il denaro dell’azienda.
In definitiva, grazie all’utilizzo delle carte carburante si potrà avere sempre il quadro preciso della situazione contabile, perché si può accedere all’elenco dei movimenti e delle spese sostenute. Sarà più immediato comprendere come vengono utilizzati i mezzi aziendali e, se venissero riscontrate anomalie o inefficienze, sarebbe più facile identificarle e risolverle (ad esempio con una migliore manutenzione dei veicoli e la formazione degli autisti).
Utilizzare una carta carburante, quindi, è un’ottima soluzione. Questo metodo di pagamento è semplice, comodo e permette di gestire in tutta sicurezza i costi aziendali.
